Когда пользователю приходится работать с большим объемом данных, то лучше всего использовать выпадающие списки. Они не только существенно упрощают расчеты, но и помогают сделать красивые и понятные таблицы. Поэтому если приходится создавать документы в Excel, то следует знать, как сделать выпадающий список в Excel самостоятельно.
Назначение этого инструмента
Если при работе с электронной таблицей требуется постоянно вводить определенный диапазон данных, то намного удобнее выбирать необходимое значение ячейки из предложенных вариантов, сократив поиск нужного. Для таких целей можно использовать выпадающие списки. Правда, об их организации необходимо позаботиться предварительно, на этапе создания самой базы данных или таблицы.
Чаще всего они используются в двух случаях:
- При необходимости ввода одинаковых значений.
- Чтобы не произошел ввод в ячейку некорректных и ошибочных данных.
Многие в работе предпочитают использовать связанный выпадающий список в Excel, который существенно сокращает возникновение ошибок при вводе и поиске нужного значения. Ведь от выбора в первой ячейке будет зависеть перечень данных, что появятся в последующих.
Скорее всего, Вам пригодится статья о том, как закрепить строку в Excel при прокрутке.
Встроенные возможности
Многие пользователи, которые работают с таблицами в Microsoft Excel знают, что при нажатии в рабочем листе сочетания клавиш Alt + стрелка вниз, появится перечень уже введенных ранее значений. Но он неудобен по двум причинам:
- Пользователю для выбора будут предложены только те значения, которые вводились ранее.
- Если потребуется ввести данные в ячейку, по соседству с которой пустая, то значения для поиска нужного варианта не появятся.
Поэтому следует знать, как можно сдавать собственные выпадающие списки.
Как создать самому
Прежде чем начинать создавать свой выпадающий список, потребуется выделить ячейку или их диапазон, где инструмент будет появляться. Затем в меню выбираемся команда Данные – Проверка данных. Перед глазами появится диалоговое окно с определенными закладками. Для создания потребуется перейти на «Параметры». Здесь уже следует выбрать в поле «Тип данных» установить «Список».
И также потребуется заполнить поле «Источник». Здесь буду располагаться значения, из которых пользователь будет выбирать. Существует несколько вариантов выбора.
- Все данные, которые будут появляться в выпадающем списке, можно ввести вручную. При этом все значения следует разделять для русской версии точкой с запятой, а для английской – запятой.
- В качестве значений может выступать обычная ссылка на диапазон ячеек. В указанном поле следует просто установить диапазон ячеек, из которых будет формироваться в дальнейшем список. Существенным минусом такого варианта является то, что нельзя использовать ссылки на другие листы или книги.
- Именованный диапазон ячеек может также выступать в качестве источника. Правда, его следует предварительно создать. После того как диапазон будет создан, следует в поле «источник» внести имя списка, поставив, естественно, перед ним знак равно. Преимуществом такого метода является то, что пользоваться списками очень удобно в пределах одной книги, особенно актуальна такая возможность для версии Microsoft Excel 2007.
- Очень удобно использовать для значений в выпадающем списке именованные динамичные диапазоны, например, прайс-листы. В таком случае при добавлении новых строк будет автоматически изменяться и сам список. Каждый раз перед поиском нужного значения перечень данных будет обновлен.
- В некоторых случаях очень удобно использовать связанные выпадающие списки в Excel, когда от выбора в одной ячейке будет зависеть диапазон параметров для выбора в другой.
Основные параметры списков
Чтобы выпадающий список получился максимально полезным и отвечал всем потребностям пользователя, также важно правильно использовать его параметры, о которых будет рассказано ниже.
Маркер «распространить изменения на другие ячейки с тем же условием». Такой маркер очень удобен, если на листе существует несколько ячеек с одинаковыми параметрами. Установив значения для одной ячейки с помощью установки маркера можно распространить его по остальным аналогичным.- Вкладка «Сообщение для ввода». Если заполнить это поле, то при установке курсора на требуемую ячейку будет появляться сообщение. При необходимости сообщение всегда можно отключить, сняв соответствующую галочку.
- Вкладка «Сообщение об ошибке». В этой вкладке настраивается само сообщение, которое будет выдаваться при неправильных данных. Именно здесь указывается тип выводимого сообщения и нужно ли его отображать при неправильном вводе. «Останов», «Сообщение» – не допускают ввода других данных, кроме значений в предложенном перечне, а «предупреждение» – это возможность вводить дополнительно свои значения, кроме предложенных, в списке.
Существует несколько вариантов, как можно самостоятельно сделать описанный инструмент в Excel, но на сегодняшний день рассмотренный способ создания наиболее распространен и востребован.
