Содержание в тексте, набранном в ворде, – полезная и нужная вещь. Посмотрев на него, становится понятно, соответствует ли наполнение текста заголовку, есть ли нужные разделы информации. С ним проще понять, о чем пишет автор. Значит, автору или редактору просто необходимо содержание составить.
Если не искать легких путей для создания оглавления, то открывается отдельная страница в начале текста и на нее кропотливо переносятся все главы и подзаголовки. Внимательно высчитываются страницы, составляется содержание. Это оглавление не выдерживает никакой критики – оно зависит от изменения текста по страницам, и просто – прошлый век.
Для удобства обработки текста, тестовый редактор Word снабжен инструментом создания автоматического оглавления. Конечно, текстовый редактор – не искусственный интеллект и самостоятельно все сделать не может – ему нужно помочь.
Заголовки – элементы оглавления Word
Начать надо с того, что заголовки в тексте делают по правилам. Word должен понимать, что кусок текста, где автор выделил жирным шрифтом – это заголовок, а не просто набор букв. Для этого в редакторе создан инструмент «Стили».
С помощью этого инструмента пользователь показывает Ворду обычный текст, и указывает где заголовок. Они делятся по уровням:
- Главный – уровень 1, как правило, один в тексте.
- Уровень 2, часто и единственный.
- Уровень 3 применяется редко, еще реже четвертый.
Например, книга «Кораблекрушение», состоит из двух частей: «Все плохо» и «Все хорошо». Название книги – это заголовок №1. «Все плохо» и «Все хорошо» заголовки №2. Если в частях книги есть главы, то они будут считаться заголовком №3.
| Заголовок 1 | Заголовок 2 | Заголовок 3 |
| Кораблекрушение | ||
| Часть 1. Все плохо | ||
| Глава 1. Нет еды | ||
| Глава 2. Нет воды | ||
| Часть 2. Все хорошо | ||
| Глава 1. Нашел еду | ||
| Глава 2. Нашел воду |
На примере гипотетической книги, вручную составлено содержание. Для ворда достаточно в тексте указать, где находятся заголовки и какого они уровня, чтобы программа автоматически могла сделать иерархическое оглавление, выставила при необходимости номера страниц. Для работы с текстом только в ворде, без печатной копии, страницы не так важны: если удерживать клавишу Ctrl, и кликнуть на элемент содержания, то W ord перейдет к выбранному пункту.
Стили – как делать заголовки
Для выбора стиля, выделяем мышкой текст, который станет заголовком. В Word 2010, без дополнительных нажатий, рядом с выделенным текстом всплывет меню, где надо нажать стилизованную букву «А». Не путать со строгими буквами «А», которые отвечают за размер текста. Это же меню появится по нажатию на выделенный фрагмент правой кнопкой мыши. Нужное меню можно вызвать также на закладке «Главная» – «Стили».
После нажатия на красивую букву «А», появится меню, где в квадратиках будет отображаться пример стиля. При наведении курсора всплывет название стиля. Интересуют стили с названием «Заголовок №». Где цифра указывает на его номер (смотри пример с книгой).
Если случайно выделился текст абзаца и изменился стиль в нем, выделите его снова и задайте стиль «Обычный». Если совсем все перепуталось, то делать нужно следующее: выделить весь текст: Ctrl+A (нажать вместе клавишу Ctrl и клавишу «А»). Теперь нажать Ctrl+SPACE (нажать вместе клавишу Ctrl и пробел) – это приведет к отмене всех стилей форматирования. Вернуть обратно: Ctrl+Z.
Создание оглавления
Для создания автоматического содержания придерживаемся алгоритма:
- С помощью стилей создаются заголовки.
- Курсор ставится на место, где должно быть сформирован список заголовков.
- Открывается меню «Ссылки» – строка основного меню сверху окна программы.
- Клик по «Оглавление». Клик по « автособираемое оглавление ». Здесь можно выбрать вид содержания.
В итоге получается сделать содержание из тех заголовков, которые word нашел в тексте.
Обновление оглавления
Бывает, что пункты оглавления теряют привязку к месту. Названия перебегают вправо или влево. А также в ситуации, если в тексте что-то добавилось или было удалено из него: изменились номера страниц, их количество, изменились или добавились главы и т.д. В этих ситуациях требуется добавлять новые пункты или заново выровнять оглавление.
Нет необходимости создавать содержание заново. Для этого достаточно кликнуть по строчке в тексте «Оглавление», нажать «Обновить таблицу», выбрать нужный пункт – номера страниц или содержание целиком, нажать «Ок», оно автоматически перестоится.
Также в меню «Ссылки», нажав на «Оглавление», можно получить доступ к более гибкой настройке формирующегося содержания. Внизу под шаблонами, строчка «Оглавление…» приведет в параметры. В параметрах можно выбрать стили оглавления, количество уровней заголовков для отображения и другие визуальные элементы.
Тестовый редактор Word 2010 оснащен дружественным интерфейсом. Для пользователя не составляет труда воспользоваться всем функционалом программы. Для этого не требуется длительное обучение и специальные знания.
